Lean Prinzip 2: Den Wertstrom identifizieren (Teil 1)

Heute möchte ich mich dem zweiten leanen Prinzip widmen, nachdem ich im letzten Blog-Post über „Den Wert aus Sicht des Kunden definieren“ geschrieben habe.

Anders ausgedrückt bedeutet „den Wertstrom zu identifizieren“ herauszufinden, wie etwas in eine Organisation reinkommt und am Ende etwas mit Wert für den Kunden entsteht.
Bei einem Sägewerk zum Beispiel ist dies relativ einfach. Vorne kommt ein Baumstamm rein, es wird gesägt und am Ende kommt ein Brett raus. Vielleicht schaut man sich noch den Prozess an, wie der Baum aus dem Wald in das Sägewerk und das Brett aus dem Sägewerk zum Kunden kommt, der es verbaut.
Ganz so einfach ist das bei Dienstleistungen, Softwareentwicklung bzw. von der Art her komplexen Produkten nicht. Hier geht es meist um imaginäre Produkte, die vom Wort her schon schwer zu greifen sind.

Um den Wertstrom bei Softwareentwicklung zu identifizieren sollte man sich anschauen wie Informationen fließen, verarbeitet werden, Software entwickelt und dem Kunden ausgeliefert wird. Dabei schaut man sich wie bei einem Baumstamm an, wie Informationen gelagert und verarbeitet werden, wo Engpässe entstehen usw. An der ein oder anderen Stelle wird vielleicht zu viel absägt und ein Stille-Post-Effekt tritt ein.

Wo fängt man jetzt aber an? Was ist mein Baumstamm?
Am besten man fängt in dem Teil an, in dem man seinen Teil der Wertschöpfung beiträgt, da man diesen Part einfach auch am besten kennt. Bist Du Softwareentwickler fang bei Projektaufträgen, Change-Requests, Bug-Reports usw. an. Bist Du Produktmanager, schau Dir an wo deine Informationen herkommen, die Du während deiner Arbeitszeit verarbeitest. Kundenwünsche, interne Anfragen, Fragen zum Produkt. Wie lagerst Du diese Informationen? Wie verarbeitest Du sie? Wie veredelst Du sie? Wie übergibst Du sie an den nachgelagerten Schritt?
Für den Anfang reicht es aus einen kleinen Teil aus der Wertschöpfung oder einen kleinen abgeschlossenen Prozess innerhalb der Organisation zu wählen.
Die finale Identifikation des Wertstroms sollte dann aber nicht aufhören. Es ist ratsam das Ganze im Auge zu behalten und den Wertstrom erst als vollständig zu betrachten, wenn vorne ein richtiger Kunde steht und am Ende. Mit richtiger Kunde meine ich denjenigen der das Produkt konsumiert oder dessen Problem wir versuchen zu lösen, also derjenige der in den meisten Fällen Geld dafür bezahlt. Ich sage extra in den meisten Fällen, da dies bei Non-Profit-Unternehmen oder z.B. Ämtern andere sind, die am Ende das Gehalt bezahlen.

Wenn Du jetzt weißt wo Du anfängst, fehlt nur noch das „Wie“? Wie zeichne ich den Wertstrom auf?

Alles was man im Grunde braucht, sind ein paar verschiedenfarbige Post-its, Whiteboard-Stifte (auch mehrere Farben empfohlen) und ein Whiteboard. Dann fängt man mit dem ersten Schritt an, wie Information initial ankommen, schreibt dies auf ein Post-it und klebt es an das Board. Die nächsten Schritte sind dann, wie die Information verarbeitet wird, bis ein Ergebnis/Outcome da ist. Die Schritte, die tatsächlich in einer Organisation ausgeführt werden finden sich oft in Dokumentationen oder Prozesscharts.

Ich möchte euch dies am besten an einem Beispiel verdeutlichen. Wir nehmen hier mal den Klassiker, den jeder kennt und Ihr der „Kunde“ seid: Urlaubsantrag. Ich habe dafür einen Prozess gewählt wie er standardmäßig in Unternehmen vorkommen kann.

  1. Die erste Aktivität von der ich ausgehe, ist zunächst die Recherche nach der Anzahl der Resturlaubstage, wenn diese nicht direkt parat sind. Ich schreibe diesen Schritt auf ein Post-it. Manche Unternehmen haben dafür Tools oder man findet es auf der letzten Gehaltsabrechnung. Ich gehe dabei mal pauschal von 5 Minuten aus, die man dafür benötigt und schreibe sie unter das Post-it.
    Ich wähle 5 Minuten mal als die kleinste Einheit in diesem Beispiel.
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  2. Danach schaue ich in den Kalender um die genauen Tage meines Urlaubs rauszufinden und wie viele Tage Urlaub ich in Anspruch nehmen möchte. Auch hier sage ich mal, braucht man grob 5 Minuten. Weil dieser Schritt von der gleichen Person gemacht wird, nehme ich die gleiche Post-it-Farbe und verbinde die Post-its mit einem Pfeil.
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  3. Hat man den passenden Zeitraum gefunden, in dem man seinen verdienten Urlaub legen möchte, regelt man mit seinen Kollegen wer in diesem Zeitraum als Vertretung in Frage kommen kann (wird in vielen Firmen oft verlangt). Da ich nun andere Personen anspreche nehme ich dafür eine andere Farbe für das Post-it, schreibe den Schritt darauf und die Zeit, die dafür benötigt wird darunter. Ich würde mal sagen man spricht mit 2-3 Kollegen und braucht dafür von allen 5-10 Minuten ihrer Zeit.
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  4. Nun füllt man den Urlaubsantrag aus, schreibt eine E-Mail als Antrag oder was auch immer der Prozess vorsieht, um seinen Vorgesetzten zu informieren und schickt den Antrag zu ihm. Sollte auch nicht länger als ca. 5-10 Minuten dauern sollte.
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  5. Der Vorgesetzte prüft dann irgendwann den Urlaubsantrag und checkt ggf. ob andere Mitarbeiter Urlaub zu dem Zeitpunkt haben und ob es mit der Geschäfts-/Projektplanung oder sonstigen Sachen zusammenpasst. Ich gehe mal davon aus, dass es nicht direkt abrufbar ist und 10 Minuten dauern wird. Ich wähle dafür wieder eine andere Farbe für das Post-it.
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  6. Im nächsten Schritt informiert der Vorgesetzte den Mitarbeiter ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, was ca. 5 Minuten dauern kann. Ich nehme hier wieder die Farbe des Vorgesetzten und klebe das Post-it aus Platzgründen unter den letzten Schritt und lasse extra etwas frei bis zum Pfeil.
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  7. In diesem Beispiel geh ich mal davon aus, dass der Urlaub genehmigt wurde (Yay!). Nun wird in diesem Beispielprozess noch die Personalabteilung vom Vorgesetzten informiert. Wieder 5 Minuten Arbeit.
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  8. So, fast geschafft! Die Personalabteilung (wieder neue Farbe für Post-it) trägt den Urlaub in das entsprechende Tool ein und aktualisiert somit das Urlaubskonto. Der Prozess ist nun beendet und der „Kunden“-wunsch erfüllt.
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Jetzt hat man die Vorarbeit für den nächsten, aus meiner Sicht, wichtigsten Schritt geleistet den Wertstrom (engl.: Value-Stream) aufzuzeichnen. Ich ziehe dafür einen Strich unter die Zeiten die ich aufgeschrieben habe und schreibe „Value“ über den Strich und „Waste“ unter den Strich. Jetzt wisst ihr auch warum ich etwas Platz zwischen der oberen und unteren Pos-it Reihe gelassen habe.

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Jetzt gilt es die Zeiten aufzuschreiben die verstreicht (meist mit Warten) wenn Dinge, in unserem Fall Informationen, von einem Schritt in den nächsten fließen.

  • Für den ersten Schritt gehe ich von Null aus, da diese Aufgabe direkt danach erledigt wird (Recherche Resturlaub und Suche im Kalender).
  • Um die 2-3 Kollegen zu erwischen die vertreten könnten, vergehen geschätzt 2 Stunden, da einer vielleicht gerade im Meeting oder Telefonat ist und auf Ihn gewartet werden muss.
  • Ist eine Vertretung gefunden dauert es vielleicht 10 Minuten, bis man am Rechner sitzt und die E-Mail oder was auch immer als Antrag an den Chef schreibt.
  • Nun liegt es beim Chef. Bis dieser dazu kommt, weil die E-Mail u.U. in seinem Postfach durch andere Mails weiter nach unten gerutscht ist, in Meetings war oder wie auch immer, vergeht durchaus ein Arbeitstag (á 8 Stunden), den ich mit 480 Minuten festhalte.
  • Von der Prüfung bis zur Genehmigung vergehen noch mal 5 Minuten.
  • Bis zur E-Mail an die Personalabteilung vergehen durch ein z.B. dazwischen gekommenes Telefon (Kommt ja immer was dazwischen) noch mal 15 Minuten.
  • Bei der Personalabteilung liegt der Antrag dann noch mal 1,5  Arbeitstage (720 Minuten), weil sie viel zu tun haben, bis er schließlich eingetragen wird.
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Nun addiere ich jeweils die Zeiten von „Value“ (über der Linie) und „Waste“ (unter der Linie) und schreibe sie am Ende dazu.

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Das heißt, dass für den Urlaubsantrag letztendlich 45-55 Minuten tatsächlich was getan wurde. 22,5 h Stunden befand sich der Antrag irgendwo und wurde nicht bearbeitet. Wenn Wartezeiten oder wertschöpfende Arbeit pro Schritt sehr unterschiedlich ausfallen, kann man auch durchaus mit Durchschnittswerten arbeiten. Als Faustformel bei der Produktentwicklung gibt es die 3-57 Regel, die besagt: Für jede 60 Minuten Arbeitszeit an einem Produkt in einem Prozess passiert 3 Minuten tatsächlich wertschöpfende Arbeit. 57 Minuten sind nicht-wertschöpfende Tätigkeiten, wie Wartezeiten im Prozess. Kommt bei dem genannten Beispiel auch ungefähr hin.

In dem letzten Schritt, der Identifizierung Nicht-wertschöpfender-Arbeit (Waste), sollte man besonderes Augenmerk auf folgende Dinge richten, wo sich der Wertstrom oft staut:

  • Backlog und Queues
  • Abnahmen
  • Entscheidungsrunden

Schon bei der Aufdeckung der wertschöpfenden Kette an Aktivitäten fallen so manche Dinge auf, die gar keinen wirklichen Wert für den Kunden, den man zuvor identifiziert hat, schaffen. Wie man diese Schritte aufdeckt und eliminiert kommt in einem der nächsten Blogbeiträge zum Thema „Das Fluss-Prinzip umsetzen“, dem 3. Prinzip von Lean.

Im nächsten, zweiten Teil zu „Lean Prinzip 2: Den Wertstrom identifizieren“ möchte ich euch das so genannte „Spaghetti Diagramm“ am gleiche Prozess aufzeigen, welches zusätzlich den Wertstrom aus anderer Sicht aufzeigt. Dann wird auch klar, warum verschiedene Farben von Post-its benutzt wurden.

Über Kommentare freue ich mich übrigens sehr.

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2 Gedanken zu “Lean Prinzip 2: Den Wertstrom identifizieren (Teil 1)

  1. Pingback: Lean Prinzip 2: Den Wertstrom identifizieren (Teil 2) | lean und agil

  2. Pingback: Lean Prinzip 3: Das Fluss-Prinzip umsetzen | lean und agil

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