Methoden zur Verschwendungsvermeidung (Teil 1)

Einer der Grundpfeiler des agilen Rahmenwerk Scrum und ein essentieller Bestandteil schlanker Organisationen ist Transparenz. Aber was genau ist Transparenz und vor allem wie genau erreicht man eine angemesse Transparenz?

Man kann sicherlich so transparent wie möglich sein, nur sehen dann die Leute den Wald vor lauter Bäumen vielleicht nicht mehr? Ist Transparenz eine Hol- oder eine Bringschuld? Reicht es Informationen in irgendeinem Wiki oder Fileserver abzulegen um dann am Ende sagen zu können „Die Informationen waren ja da, ihr hätte sie euch einfach nur holen müssen“ oder andersherum „Wir wussten von nichts, uns hat niemand informiert“.

Haben Menschen keine oder zu wenig Informationen um Dinge zu entscheiden, die sie  ihren Zielen näher bringt, entsteht Verschwendung. So viel steht auf jeden Fall mal fest. Informationen richtig abzulegen und für jeden übersichtlich zu machen schafft schon mal einen großen Vorteil diese Verschwendung zumindest zu verringern.

Eine bekannte Methode aus dem Lean-Management, Produktionsprozesse zu verbessern, ist das 5S-Prinzip. Dieses Prinzip könnte man wie folgt auch auf das „Lagern“ von Informationen anwenden, z.B. von Projekt- oder Feature-Backlogs.

  • Seiri: Sortiere Benötigtes und Unbenötigtes.
  • Seiton: Ordne ordentlich was übrig geblieben ist.
  • Seiso: Säubere.
  • Seiketsu: Ständige Wiederholung der ersten drei Schritte.
  • Shitsuke: Disziplin die ersten vier Schritte durchzuführen.

Im folgenden möchte ich euch die Umsetzung des 5 S Prinzip anhand eines E-Mail-Postfaches erläutern. Hier geht es dann erst mal um die individuelle Transparenz. Man könnte diese Regeln aber auch organisationsweit einführen.

Sortiere Benötigtes und Unbenötigtes.

Im Idealfall würde man nun alle unbedeutenden E-Mails löschen um Platz zu schaffen. Will man herauszufinden was noch benötigt wird und was nicht, müsste man theoretisch alle E-Mails noch mal durchgehen und diese ordnen. Dazu hat vermutlich aber keiner Lust noch die Zeit. In der heutigen Zeit haben E-Mail-Postfächer auch so viel Speicherplatz, dass man theoretisch auch nichts löschen braucht. In manchen Unternehmen ist es aus Compliance-Gründen auch verboten E-Mails zu löschen.

Für den Rest der E-Mails erstellen wir ein Ablagesystem aus 3 Kategorien:

  1. Arbeit
  2. Referenz
  3. Archiv

Ordne ordentlich was übrig geblieben ist

Alles was alt und nutzlos ist sollte in das Archiv einsortiert werden. Zum Beispiel Einladungen vergangener Meetings, E-Mails zu abgeschlossenen Projekten, Mails von Kollegen, die bereits die Firma verlassen haben und und und.

Mails, die man gelegentlich benötigt um Informationen nachzulesen, wie Usernamen oder die man als Referenz bzw. Template für andere E-Mails benutzt, (z.B. Urlaubsantrag) kommen in den Ordner 2. Referenz.

In den Ordner Arbeit stecken wir alle E-Mails, die wir noch bearbeiten müssen oder die wir regelmäßig benutzen, wie z.B. die Agenda von wiederkehrenden Meetings.

In allen Ordner können natürlich bei Bedarf  Unterordner erstellt werden. Es macht durchaus Sinn in den Ordner Arbeit Unterordner, wie  ToDo, Doing, Done, Parkplatz (Dinge die auf etwas warten) usw. anzulegen.

Dieser Schritt, falls er doch ein wenig Zeit beansprucht, muss auch nicht am Stück ausgeführt werden. Vielleicht 20 Minuten täglich zwischendurch, bis alles sortiert ist.

Am Ende sollten dann max. 20% der E-Mails im Arbeit Ordner abgelegt sein.

Säubere

Dies ist die Aufgabe des IT Suports, die sicherstellen müssen, dass die E-Mail-Server z.B. Exchange sauber laufen und Daten gesichert werden.

Ständige Wiederholung der ersten drei Schritte und Disziplin die ersten vier Schritte durchzuführen.

Um der Entropie entgegenzuwirken sollte man sich am besten pro Tag, Woche oder Monat regelmäßig Zeit nehmen, vielleicht durch einen fest eingestellten Termin (Inbox Refinement), sein Postfach aufzuräumen und E-Mails umzusortieren, zum Beispiel von Arbeit nach Archiv. Diese Zeit sollte man sich auf jeden Fall nehmen, da man dadurch sehr viel mehr Zeit am Ende einsparen kann.

Ein weiterer Effekt der sich dabei einstellt ist ein Zufriedenheitsgefühl über das aufgeräumte Postfach und den besseren Fokus.

Bei einem Produkt-Backlog sind die Effekte der Zeitersparnis und Zufriedenheit noch viel viel größer, weil hier auch viel mehr Leute betroffen sind. Ist allerdings auch eine wirklich harte Nuss, die es sich aber lohnt zu knacken.

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